メール代行

資料請求お問い合わせ

面倒な問い合わせ対応を、
お客さまに代わって専任スタッフが対応

ECサイトやウェブサービスにはお問い合わせ窓口が必要です。経験豊富なスタッフが問い合わせメールの受付と返信を代行し、お客さまの課題をスピーディに解決します。多言語に対応しているため、外国からのお問い合わせへの返信も問題ありません。必要に応じて電話対応のオプション提供も可能。グループ企業と連携し、店舗の運用委託、ECサイト運用、オンライン接客などを組み合わせ、複数のサービスを提供することもできます。社内の採用コストや教育工数を削減し、お客さまはコア業務に集中できます。

カスタマーサポート、テクニカルサポート、ヘルプデスク、ウェブサイトの問い合わせ対応、通販／ECサイト受付、自治体案内業務

メール代行サービスで得られる成果

人件費削減
応対の効率化
問い合わせデータ分析によるサービス改善
繁閑差によるリソース管理工数削減
顧客満足度向上
機会損失の防止と販売機会の創出

成果を得られる3つの理由

理由 01

経験を積んだスタッフをお客さま専任でアサイン

経験を積んだスタッフをアサインし、お客さま専任のチームを立ち上げます。親会社と連携して必要なリソースを確保できるため、急な繁忙対応も問題ありません。お客さまが自社で人員を確保する場合の採用コストや管理工数を大幅に削減できます。

理由 02

お問い合わせデータを分析しサポート品質を改善

CRMツールで顧客別にお問い合わせを管理してデータ化し、問い合わせ項目を分類します。問い合わせが多い項目を分析し、定期的に行う報告会で共有。サービス全体の品質向上に役立てることができます。

理由 03

管理の手間を削減しコア業務へのリソース投下を促進

繁忙期と閑散期の業務量の差が大きいサービスの場合は、社員の勤務調整などの管理コストが大きくなりがちです。当社にお任せいただければ最小の管理コストで運用が可能。マネジメント工数を削減し、お客さまはコア業務に集中できます。

メール代行サービス導入の流れ

ご要望のヒアリング

開始時期や必要なオペレーター数などをヒアリングし、要件を把握して運用体制の構築を進めます。必要に応じてオンライン接客やメール対応などのサービスも追加でご利用いただけます。

稼働範囲
稼働時間/期間
稼働規模（席数）
対応言語
管理体制
使用メールドメイン
エスカレーション先
定例報告頻度/内容

マニュアル・FAQ作成

担当するサイトや商材に関する研修を行い、接客マニュアルを作成します。FAQの内容を確認し、お客さまの問いかけに適切に対応するための準備を整えます。

基礎知識マニュアル作成
接客マニュアル作成
FAQ作成

クラウド型メールシステム構築

当社のメールツールとお客さまのドメインを連携し、メール対応の準備を進めます。お客さま側でシステムを設定していただく必要はありません。サポート対応したデータは当社が提供するCRMツールで管理。リアルタイムで応対内容をご確認いただけます。

お客さまのメールドメインとメールツールの連携
オペレーションアカウント/管理者アカウント発行

チーム編成・教育・体制構築

お客さまのサービスに適した人材をアサインします。マニュアルに沿って研修を進め、オペレーションを構築していきます。

スタッフのアサイン
オペレーション導入研修
管理者向け導入研修
体制図作成
オペレーションインフラ環境構築

運用開始・定例報告・フォローアップ

運用開始後は定期的にお客さまと報告会を設け、活動内容を振り返ります。応対データをチェックしてオペレーションを改善するとともに、問い合わせ内容を分析して接客の効率化と品質向上を目指します。

対応件数集計
問い合わせカテゴリの分析
週次/月次報告書の作成と報告会
オペレーションの更新
フォローアップ研修
課題管理表の運用と品質改善

メール代行のソリューション

お客さまのご要望に合わせて支援範囲や支援内容を決定し、必要なサービスを提案いたします。以下は代表的なプランのご紹介です。

支援例　01

ECサイトの問い合わせ対応

サポート例	アパレルEC販売サイトのインフォメーションセンタープロ野球チームECサイトのインフォメーションセンター
施策例	電話対応メールセンター構築スタッフマネジメント対応件数/対応率分析報告問い合わせカテゴリ分析報告マニュアル構築 FAQ整備/更新
想定成果	人件費削減データ分析による品質改善

メール代行のサービス体制

グループ企業と連携し必要なリソースをすぐに確保できます。お客さまの業界知識や商材知識を学んだ専任スタッフがマニュアルに沿って対応するため、企業イメージを棄損しません。さらに独立した品質管理部門が日々の活動をチェックし、課題を発見したらすぐに解決します。

サービス体制の特長

大手コンタクトセンター出身者がマネジメント
専門性の高い人材の登用
グループ全体からのリソース確保
品質管理部門による品質チェック
各種ITツール導入によるペーパーレス化
自治体や大企業の基準をクリアするセキュリティ体制

支援事例

メール代行

ECサイト構築とお客さま窓口対応をパッケージで提供

株式会社ビービーエフ様

インターネット通信販売（アパレル等）

ECサイトには問い合わせ窓口の設置が必要です。お客さまがECサイトを構築される際に、当社のサービスとSALES ROBOTICSのメール代行をパッケージとして提案しています。お客さまが自社で運用されるよりもメリットが多いため、多くのお客さまが導入をしてくださっています。

よくある質問

支援事例に含まれていないことにも対応できますか？

ご要望に応じてサービスを設計いたします。お気軽にご相談ください。

メール代行以外の対応も依頼できますか？

可能です。メール代行以外にコールセンター、オンライン接客、セールスチャット、インサイドセールス支援などのサービスをご用意しています。

外国語で対応できますか？

21ヶ国語に対応しています。
英語・中国語（北京語）・韓国語・タイ語・ベトナム語・インドネシア語・タガログ語・ネパール語・ポルトガル語・スペイン語・フランス語・ドイツ語・イタリア語・ロシア語・マレー語・ミャンマー語・クメール語・モンゴル語・シンハラ語・ヒンディー語・ベンガル語

従量課金型で依頼できますか？

可能です。お問い合わせフォームからご相談ください。

期間や人数の制限はありますか？

ございません。最短で数週間からご利用可能です。数年間ご利用されているお客さまもいらっしゃいます。オペレーター数も1名〜500名まで、臨機応変に対応ができます。

お客さまに必要な支援体制をすばやく構築します
ぜひ一度ご相談ください

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メール代行

面倒な問い合わせ対応を、
お客さまに代わって専任スタッフが対応

メール代行サービスで得られる成果