ウェビナーから商談を創出するアフターフォローのやり方

近年、展示会などのオフラインイベントに代わり、Web上で気軽に開催できる新しい集客方法としてウェビナーを実施する企業が増えてきました。しかし、ウェビナーは気軽に開催できる反面、視聴者の温度感が下がったと感じている方も多いのではないでしょうか。

ウェビナーは気軽に開催できる反面、視聴者が飽きやすい、反応がわかりにくいといったデメリットもあります。また、ウェビナーの集客が上手くいっていたとしても、その後のフォロー体制が構築されていなければ、商談化や次のステップへフェーズアップさせる難易度も高いです。

本記事では、そんな効果を出しにくいウェビナーで成果を出すためのコツについて紹介します。

アフターフォローの成果はウェビナーの満足度に左右される

ウェビナーから商談を創出するためにはアフターフォローが重要ですが、大前提としてウェビナーの質が高く、視聴者の平均的な満足度を高い状態に保つ必要があります。ウェビナーの質とは、ペルソナが抱える課題や疑問点を解決、解消できる内容のことを指します。そのほかにも、スライドのデザイン性やオープニング動画といった見やすさも満足度に影響を与えます。
これらを踏まえた上で、企画の際には以下の準備を徹底することが重要です。

ウェビナーの内容はもちろん重要ですが、視聴してほしいターゲット像を明確にしてテーマを決定したり、ウェビナー中のQ&Aや終了後のアンケートなどで、視聴者の生の声を収集することも重要です。それらをもとに改善点や訴求ポイントなどを明確にしていくことで、視聴者にとって「質の良いウェビナー」の形が見えてきます。

満足度の高いウェビナーを開催するポイント

開催の目的を決め、ターゲットを設定する

BtoB企業が開催するウェビナーの目的は様々あります。主に、認知拡大や新規開拓、見込み顧客の興味関心の醸成、自社サービスの紹介やユーザー会などがあげられます。
当たり前のことですが、開催の目的によってターゲットとなる顧客やウェビナーのテーマなども変わってくるため、目的が定まっていないと内容にブレが生じ、視聴者の満足度や希望する成果を得られないなどの問題が起こり得ます。
そのため、目的を一番最初に設計し、それを元にターゲット顧客の業種や業界、抱えている課題などを細かくセグメントしていきましょう。

テーマにあった登壇者を選定する

目的とターゲットを明確にしても、セミナー内容自体が視聴者にとって「ここでしか知ることができないこと」「今知りたいこと」でなければ、満足度を高めることは難しいでしょう。
そのため、専門知識を必要とするセミナー内容の時は、しっかりとその業務領域に詳しい部門の担当者や説明できる経験値、肩書のある人に登壇してもらうようにしましょう。

セミナーテーマや講演の内容は常に「顧客目線」を意識することが、満足度を高めるポイントです。
「顧客目線」に沿った内容とは、抽象的な内容ではなく、実際に行った施策や運用事例、成功例など視聴者が具体的にイメージしやすい内容にする必要があります。

視聴者が見やすい資料を作成する

ウェビナーの講演用資料に記載する情報はなるべくシンプルにしましょう。画面に映し出されているページの情報量が多い場合、視聴者は講演よりも画面上の文字を読むことに集中してしまいます。
そのため、なるべく文字量を減らしたり、図解化して口頭で補足するような形式を取りましょう。それにより、視聴者も追加情報をインプットすることなく、講演に集中することができるため、理解度や満足度の向上にもつながります。

また、ウェビナーで使用した資料は、終了後に視聴者へプレゼントするなど、二次利用しましょう。講演中説明しきれなかった内容や補足情報がある際には、多少の修正を加えても問題ありません。
ただし、実際のデータなどを資料に用いている場合は、外部に出しても大丈夫な情報かどうかの判断を慎重に行いましょう。

ウェビナー中に視聴者とコミュニケーションを取る

ウェビナーに使用できるオンラインツールには、質問やチャットを投稿できる機能や、その場でアンケートを取れる「投票機能」などが備わっています。
それらの機能を駆使することで、リアルタイムで視聴者の質問に回答したり、彼らが「抱えている課題や悩み」「今すぐに知りたいこと」を優先的に話すことができるため、内容によってはニーズに合わせて臨機応変に講演内容を変えることもできます。
また、視聴者側もただ視聴するだけでなく、主体的にウェビナーに参加をすることができるのもメリットのうちの一つです。また、終了後のアンケートについても、質疑応答などよりもハードルが低いため、回答率が上がりやすくなるといった特徴もあります。

このように、リアルタイムで視聴者の声を聞いたり、ニーズに合わせたウェビナーを開催することで講演内容の質も高くなり、より顧客目線で視聴者とコミュニケーションを取ることができます。

ウェビナーはアフターフォローが重要

ウェビナーの最大の目的は関心を持って視聴してくださった見込み顧客の中から、商談の機会を生み出し、受注につなげることです。
「内容が視聴者にとって役立つか」も大切ですが、アフターフォローはタイミングや方法次第で効果が左右されます。そのため、ウェビナー直後にモチベーションが高い状態＋内容を覚えている状態の時に、いち早く接触を図ることが特に重要です。

アフターフォローを実施する際には、集計したアンケート結果や参加情報などを元に見込み顧客ごとに合わせてアプローチをしましょう。
適切なタイミングで適切なアプローチ方法を実施することが、アフターフォローを成功させるコツです。

次の章では、具体的なアフターフォローの種類と方法について紹介します。

アフターフォローの方法

お礼メールを送信する

ウェビナー後のお礼メールの配信は鉄則です。
お礼メールではあくまで視聴（申し込み）お礼の挨拶であることを意識し、自社製品やサービスサイトに誘導する内容は避け、次回のウェビナー情報や関連ウェビナー・記事コンテンツなどの紹介を添えましょう。
また、講演資料は開封率が高くなる傾向にあるため、「アンケート回答者には送付する」といったように、他の施策とも併せて活用するのも一つの手段です。

このように、あくまで「私たちは、あなたにとって有益な情報を提供する立場」というスタンスを徹底してフォローを行うことで、営業感が薄れると共に信頼獲得のきっかけを作ることができます。その後も継続してフォローを続けることで、見込み顧客から「あの企業は無料で参考になる状況を届けてくれる」といった認知を得られるなど、徐々にファンへと昇華していくことが期待できます。

また、お礼メールの配信はなるべく当日中に配信するようにしましょう。翌日やそれ以降の配信では、視聴者や欠席者の興味関心が薄れ、メールを開封しない可能性などがある為です。
どうしても遅くなってしまう場合は、当日使用した画像などを添付しウェビナーの内容を振り返るなど、思い出してもらうための工夫をしましょう。

フォローコールをする

フォローコールは、興味関心が高い状態の見込み顧客へ優先的にアプローチする手段として、非常に有効的な施策です。
フォローコールは基本的に視聴者を中心に行い、「参加理由」や「今抱えている課題」等などについてヒアリングを行いましょう。その他にも、BANTCHと呼ばれる商談前に集めておいた方が良い情報なども収集できるよう、トークスクリプトはあらかじめ用意しておきましょう。
フォロー先の温度感によって、アポイント打診やサービス資料送付など、今後の動きを決めていく必要があります。

また、フォローコールをする際には、企業名や役職といった参加者情報、課題感などに関するアンケート結果といった情報は必須になるため、事前に情報はまとめておきましょう。

MAツールを活用して長期的な関係を構築する

マーケティングオートメーションを導入している企業は、見込み顧客との中長期的な関係構築のために、ウェビナーで接点を持った後も定期的にメルマガの配信するなど、情報提供を続けるようにしましょう。
アフターフォローの段階では関心度合いの低かった見込み顧客も、定期的な情報提供やセミナーへの参加を案内することで、中長期的に興味関心が高まる可能性があるからです。

さらに、顧客によって関心度合いのフェーズは異なるため、それぞれのシナリオを用意しておくと顧客の関心度合いによって訴求内容を的確に変えることができます。

例えば、Aのセミナーに参加した人にはBのセミナーを案内し、参加しなかった人にはウェビナーテーマに関連するお役立ち資料を案内する。などシナリオを設計することで個人にフォーカスした、メールナーチャリングを行うことができます。

アフターフォローの方法とポイント
方法	やるべきこと	ポイント
御礼メールの配信	・参加 / 申し込み登録の御礼 ・講演資料の送付 ・次回ウェビナーの情報や 関連記事の紹介	自社の製品やサービスへの積極的な誘導は避ける 次のステップへ昇華、ファン化してもらうために、 個人に合わせた情報提供を意識する
フォローコール	・視聴 / 申し込み情報の精査 ・トークスクリプトの準備 ・参加理由や現状の課題に 関するヒアリング	部門間の連携を取り、事前にフォローコールするリストの優先順位付けをしておく BANTCHなど、商談に必要な情報をヒアリングする
MAを使った リードナーチャリング	・定期的なメルマガ配信 ・シナリオに沿った情報提供	見込み顧客のフェーズごとにシナリオを作成し、個人の興味関心に合わせた情報を定期的に提供できる仕組みを作る

アフターフォローを成功させるポイント

前述のようなアフターフォロー施策を成功させるには、見込み顧客に話を聞いてもらえるような状況を作っておく必要があります。
ウェビナーの開催を無駄にしないためにもポイントを抑え、下準備をしておくことが大切です。

ウェビナー後からなるべく時間を空けない

人の記憶は20分後に40％、1日経つと75％を忘れてしまうと言われているため、ウェビナー終了後からなるべく時間を空けずにアクションを起こすのが重要です。

時間が空いてしまうと興味が薄れるだけでなく、メールを確認してもらえなかったり、フォローコールをしても対応してもらえなくなる可能性が高まります。

そのため、できれば当日中、少なくとも3日以内にフォローコールをし始めるのが良いでしょう。

インサイドセールス部門、営業部門との連携や情報共有を密に行う

温度感が高い状態の見込み顧客へアプローチするには、マーケティング部門からインサイドセールス部門（または営業部門）との連携が欠かせません。

申し込み者情報の中から優先的にフォローすべきリストの作成や、開催したウェビナーの情報、アンケート結果の分析などを円滑に共有できる分業体制を構築することが、アフターフォローをスムーズに進めたり、精度を高めるための秘訣です。

アンケートの回答を分析する

ウェビナー後は必ずアンケートを実施しましょう。アンケートでは「わかりやすかった」などの満足度以外に、「ツールの導入状況」や「感じている課題」といったニーズの見極めを手助けする項目なども設置しましょう。

アンケート結果は、次回の改善に活かせるだけでなく、回答内容から視聴者の関心が高い項目や課題を推測することができるため、ニーズにあったフォローをするには必須の項目と言えます。

欠席者へのフォローも欠かさない

当日欠席してしまった方へのフォローも忘れてはいけません。
欠席した理由は、関心がなくなってしまっただけでなく、「会議が入ってしまった」「単純に忘れていた」などの可能性もあるため、見込みが無いと決めつけるのは勿体ないです。
セミナーの概要が分かるようなフォローメールや、申し込み理由について伺うフォローコールなど、欠席者とも接点を持てる施策を打ちましょう。

まとめ

今回は、商談に繋がるウェビナーに必要な準備やアフターフォローのポイントについて解説しました。ウェビナーは誰でも参加しやすい反面、ニーズや課題感を図る難易度が高いため、参加後の丁寧なアフターフォローが欠かせません。

目的やターゲットをしっかりと定めて、確度の高い見込み顧客に的確なアプローチをすることで、ウェビナー施策の効果を最大化できます。ぜひ、アフターフォローにも視点を向けてみてはいかがでしょうか。