メール配信でインサイドセールスの成果を上げる方法を解説

インサイドセールスの導入を考えている方や現行のインサイドセールスを活性化させたい方の中には、メール配信の活用方法が知りたい方も多いのではないでしょうか。

この記事では、メール配信でインサイドセールスの成果を上げる方法を解説します。顧客に読まれる営業メールのポイントや、メールのテンプレートなども紹介しています。インサイドセールスでメール配信を活用したい方は参考にしてみてください。

メール配信の成果を上げるために事前準備をする

メール配信の成果を上げるために事前準備をしましょう。配信目的やターゲットなどが不明確でメリットが感じられないメールでは興味を持ってもらえず開封してもらえない可能性もあるため、期待する効果に合わせて事前準備をしっかりと行うことが大切です。

【メール配信の事前準備】

• メール配信を最適化するために配信目的を決める
• メールの開封率を上げるために配信方法を選ぶ
• メールの返信率を上げるために有用性をアピールする

また、インサイドセールスのメール配信ではMAツールやメール配信ツールが導入されています。ツールの様々な機能によってより効果的なメール配信が行えるため、必要に応じて活用していきましょう。

メール配信を最適化するために配信目的を決める

メール配信を最適化するために配信目的を決めましょう。消費者の購買行動プロセスに応じて段階的に異なるメールの配信目的を決めることで、顧客が求めている情報が届けやすくなるためです。

配信目的		概要
需要の創出 （デマンドジェネレーション）	見込み顧客の獲得 （リードジェネレーション）	・潜在顧客や顕在顧客を見込み顧客に転換させる ・ターゲットとなる顧客層を明確にし、顧客層に合わせた情報やコンテンツを提供して関係構築を図る
	見込み顧客の育成 （リードナーチャリング）	・見込み顧客の関心度や購買意欲を高める ・見込み顧客の興味やニーズに合わせて有益な情報やコンテンツを提供し、次の段階へと育成していく
	見込み顧客の抽出 （リードクオリフィケーション）	・高確度の見込み顧客を選別する ・見込み顧客が購買行動に踏み切れるような情報やコンテンツを提供し、営業アプローチをかける

メール配信は印刷や郵送などのコストを気にせず施策を重ねることができます。しかし、消費者の購買行動プロセスにそぐわない施策をしていても見込み顧客の獲得には繋がりません。潜在顧客に自社の商材を認知してもらったり、顕在顧客に購買に踏み切るきっかけを与えたりして見込み顧客に転換させる必要があります。

見込み顧客を獲得した後は、メルマガなどを活用して見込み顧客の課題解決をサポートしながら信頼獲得に繋げます。キャンペーンや新商品の告知などで購買機会を増やし、関心度や購買意欲を高めながら見込み顧客を育成していきましょう。

高確度の見込み顧客の選別には、MAツールのスコアリングやRFM分析、LTV予測、クラスタリングなどの機能を活用します。見込み顧客の検討段階を可視化することで誰に対して営業アプローチをかけるべきかが判断できるようになります。RFM分析ツールやLTV予測ツールなど各機能に特化したツールもあるため、必要に応じて活用しましょう。

メールの開封率を上げるために配信方法を選ぶ

メールの開封率を上げるためにメール配信の目的に応じた配信方法を選びましょう。目的によって配信方法を使い分けることで顧客のニーズや関心度に合わせたメール配信が行えるためです。

【メールの配信方法】

配信方法	概要
メルマガ	・リストに登録している顧客へ定期的に配信する ・一斉に同じ情報を送りたい場合に活用 （キャンペーンや新商品の告知、お知らせなど） ・書き方を工夫するとより多くの顧客の興味を引きやすくなる
セグメントメール	・顧客を属性別に分け、ニーズに沿った内容を配信する ・Web上の行動履歴などからニーズを予測し対象者を分ける ・対象者に適切な情報を提供できるため開封率が上がりやすい
ステップメール	・作成したシナリオに沿って段階的にメールを配信する ・資料請求やセミナー申込など特定の行動をした顧客が対象 ・段階的に情報を提供することで顧客育成に繋がる
休眠顧客へのメール	・一定期間反応がない顧客に掘り起こしメールを送信する ・顧客に役立つ内容を盛り込む （業界や商材の最新情報、想定される課題の解決方法など） ・休眠理由をカバーできる内容にすると開封率が上がりやすい
商談に関するメール	・商談前の打合せに関するメールを送信する ・商談に用いる情報のヒアリングや商談の日程調整などが目的 ・営業のお礼なども含めると信頼関係が構築しやすい

新規顧客の獲得には、自社が保有している顧客リストの登録者に対してメールを一斉送信できるメルマガが重宝されます。しかし、どの属性の顧客にも同じ情報が送信されるため、全ての顧客の興味を引くのは難しい傾向があります。目玉となる情報を件名やメールの文頭に置くなどして読者にアピールしましょう。

既存顧客へのアプローチにはセグメントメールが向いています。商品を購入した顧客に対して上位モデルを提案するアップセルや関連商品を紹介するクロスセルなど顧客の属性に合わせて最適化した情報を提供することで顧客単価の向上に繋がります。

メールの配信方法を使い分ける際は配信目的や配信先の属性を考慮し、メールの開封率や読了率を意識することが大切です。メルマガの開封率を高めるためのポイントや計測方法が知りたい方は「メルマガ開封率の平均とは？計測方法・上げるポイントも解説」を参考にしてみてください。

メールの返信率を上げるために有用性をアピールする

メールの返信率を上げるためにメールの有用性をアピールしましょう。営業メールは流し読みされがちですが、見込み顧客が有益だと感じられる情報を用意するなどしてメールの有用性が伝われば顧客の興味を引けるためです。

【メールの有用性を印象付けるポイント】

・目に留まりやすい件名や要点を絞った簡潔な本文を作成する ・メールの送信理由と担当者の紹介を明記する ・顧客のニーズを踏まえた商材を提案する ・顧客の業界に関する最新情報を紹介する ・具体例を挙げて導入イメージを持たせる ・根拠を示すデータや資料を添付する ・顧客が気軽に行動を起こせるような申込導線を設置する

メールを配信する際は、短時間で簡潔に要点や熱意が伝わる書き方を心がけましょう。商材の売り込みばかりに熱心な営業メールでは最後まで読み進めてもらえません。読者が貴重な時間を割いてメールに目を通していることを念頭に置くことが大切です。

また、メールの流れに沿って返信先アドレスや相談窓口へのリンクを貼るなどしてスムーズな申込導線を設置しましょう。さらに、提案に対する根拠や裏付けを明記するとメールの信頼度が高まり、顧客がより安心して商談に進めるようになります。

メール配信は自社のファンを作ることにも役立ちます。自社のファンとなった顧客は商材に対する信頼が増すため、リピート率が高くなる傾向があります。その営業手法は「ファンマーケティング」とも呼ばれ、中長期的な売り上げの向上を実現しています。

顧客に読まれる営業メールを配信するポイント

顧客に読まれる営業メールを配信するためには、ポイントに従ってメールの作成や配信を行いましょう。顧客が購買行動に踏み切る理由として、商品価値や企業の信頼度などの顧客満足度が重要視され、配信メールの質も判断基準の一つになるためです。

【顧客に読まれる営業メールを配信するポイント】

• メールの印象が良くなるように書き方を工夫する
• 顧客の検討段階に合わせたコンテンツを添付する
• メールが目に留まりやすいタイミングで配信する

メールの印象が良くなるように書き方を工夫する

顧客に読まれる営業メールを配信するためには、メールの印象が良くなるように書き方を工夫しましょう。顧客に届いたメールが不特定多数に宛てた一斉メールと判断された場合、内容を理解する前に破棄されたり、オプトアウト（配信解除）やブロック（受信拒否）に繋がったりする恐れがあるためです。

【顧客に好印象を与えるメールの書き方】

項目	工夫するポイント
構成	・何をどの順番で伝えるかを決める ・伝える内容は一つのメールにつき1テーマにする ・顧客の属性やニーズに合ったメールを配信する
件名	・スマホやパソコンのファーストビュー（第一印象）を意識する ・30文字以内を目安とし、簡潔で分かりやすい件名にする （具体的な単語やキーワードは頭の15文字に入れ込む） ・メリットや新着情報、現実的な改善策など顧客の興味を引く情報を入れる
差出人・宛名	・会社名や部署名などを明記し、信頼性を高める ・差出人・宛名：「個人名（担当名）+会社名」 ・宛名：相手の役職や肩書きなどを調べ、正確に記載する（MAツールで自動化可能）
本文	・簡潔で分かりやすく、相手の興味を引く内容にする ・メールの冒頭で、連絡した経緯やメールを送った目的を伝える ・顧客の個人名や会社名を入れる ・読みやすいレイアウトにする ・問い合わせや資料請求などのCTA（行動喚起）を設置する

メールは電話や対面営業とは違って、顧客の都合で読むことができます。営業担当者の存在を気にせず落ち着いて内容を把握できるため、顧客にとって有用性の高いメールであれば問い合わせや資料請求などのCTA（行動喚起）に繋がり、CVR（コンバージョン率）の向上が期待できるようになります。

しかし、メールの有用性は実際に顧客に読んでもらわなければ伝わりません。回りくどい文章や過剰な敬語・謙譲表現、絵文字や記号・装飾などが多いと最後まで読み進めてもらえなくなるめ、書き方には工夫が必要です。一行に含まれる文字数は30～35文字程度とし、話の段落ごとに空行を入れるなどして読みやすいレイアウトを意識しましょう。

また、顧客からのリアクションには迅速に対応し、必要に応じてお礼や状況確認のメールを送信すると顧客との信頼関係の構築に繋がります。誤字脱字やリンク切れなどは失礼な印象を与えるため、最終確認を徹底して行いましょう。

顧客の検討段階に合わせたコンテンツを添付する

顧客に読まれる営業メールを配信するためには、顧客の検討段階に合わせたコンテンツを添付しましょう。顧客のニーズや関心に応じて最適な提案をすることでメールの特別感や有用性を高め、商談に繋げるためです。

【メール配信に使用するコンテンツの種類】

コンテンツ	概要
パンフレット・カタログ	会社や商材などを案内する資料
ニュースレター	業界に関するニュースや最新情報を紹介する資料
オウンドメディア	認知拡大や売上向上を目指した自社運営の記事やブログ
ホワイトペーパー	課題解決案や導入事例をまとめたお役立ち資料・調査報告書
ビジネスプロポーザル	顧客に向けた提案書や企画書
招待状	キャンペーンやイベント、セミナーなどの告知資料
画像・動画	商品イメージやセミナーの様子などを伝える紹介資料

パンフレットやカタログは、自社の商材を認知していない潜在顧客の興味関心を高めることができます。さらに、ニュースレターやオウンドメディアの記事などで潜在層に役立つ情報を提供すると潜在顧客の検討段階の促進に繋がります。

購買行動に近い段階にいる顕在層には、ホワイトペーパーやビジネスプロポーザルを添付しましょう。課題の解決案や導入方法を紹介し、自社の商材を購買した場合の具体的なイメージを持たせると顕在顧客は購買行動に踏み切りやすくなります。

このように、配信メールに添付するコンテンツは、顧客のニーズと関心事に基づいて選択するとメールの有用性を高めることができます。しかし、添付ファイルのサイズが大きすぎると受信者側で開けない場合があるため、コンテンツの数や容量には注意しましょう。

ホワイトペーパー紹介メールの例

顧客の検討段階に合わせたコンテンツの添付例を紹介します。当社セールスロボティクスが実際に送付しているホワイトペーパー紹介メールをご覧ください。

【セグメント配信によるシナリオメール】

このメールは、事前にターゲット顧客をセグメントして配信したシナリオメールの一部です。このメールが配信される前に配信した別のメールの開封者へ翌日届くようになっており、より期待度の高い顧客にコンテンツを届けるようにしています。

メールが目に留まりやすいタイミングで配信する

顧客に読まれる営業メールを配信するためには、メールが目に留まりやすいタイミングで配信しましょう。営業メールが他のメールに埋もれて読まれなくなるリスクを防ぐためです。

メールが開封されやすいタイミングは顧客層によって異なります。たとえば、ビジネスマンの場合、業務が立て込みやすい月曜や金曜は優先度の低いメールは開封されない可能性があります。一方で、火曜から木曜は業務の落ち着きが予想されるため、出社時間や昼休憩など時間帯を狙って配信するとメールの開封率が高まることが期待できます。

また、メールの配信頻度も考慮すべき要素です。配信頻度が少なすぎると顧客の検討のタイミングを逃しやすく、反対に配信頻度が多すぎると顧客に迷惑な印象を与えやすくなります。たとえば、顧客にとって有益な情報を含むメルマガなどは多数の配信が効果的ですが、商談を打診するメールなどはしつこい印象を与えてしまう恐れがあります。

商材やメール内容、配信方法を考慮しながら配信頻度を適切に設定し、メールの解約率やブロック率の低減に努めましょう。

メール配信以外にやるべき施策

メール配信以外にもやっておくと効果的な施策があります。KPIの設定やメール配信と架電の併用、MAツールの見直しなどです。メール配信にこれらの施策を組み合わせることで、インサイドセールスの成果がより高まることが期待できます。

【メール配信以外にやるべき施策】

・メール配信の効果を測定するためにKPIを設定する ・CVRを上げるためにメール配信と架電を併用する ・営業活動を最適化するためにMAツールの運用方法を見直す

メール配信の効果を測定するためにKPIを設定する

メール配信の効果を測定するためにKPIを設定しましょう。KPIとは重要業績評価指標のことで、企業や組織の目標達成に向けたプロセスや行動を評価するための具体的な指標です。KPIの達成度を定期的に振り返ってメールの配信効果を確認することで成果の拡大や課題の改善に役立ちます。

【メール配信のKPI設定】

項目	概要
1       CVR （コンバージョン率）	メールを読んで企業が目的とする行動を果たした人の割合 （資料請求やセミナー申込など）
2       メール配信回数	メールを配信した回数
3       クリック率	メール本文中のURLやコンテンツがクリックされた割合
4       開封率	メールが開封された割合
5       送信成功率	送信したメールが受信者のメールボックスに届いた割合
6       不達率	メールが配信先に届いていない割合
7       購読解除率	一度は配信登録をしたものの登録を解除した顧客の割合

KPIは重要目標達成指標であるKGIを見据えて設定すると進捗状況を可視化することができます。さらに、業務改善フレームワークのPDCAサイクルを回しながらKPIの効果を測定すると改善点が見えやすくなります。

たとえば、KGIが売上金額である場合、KPIに開封率やCVRなどを設定すると開封されやすいタイミングや内容が把握できます。設定したKPIから顧客層や顧客の関心、ニーズ、購買意欲などを分析し、その結果を申込導線の設計に活用することで新規顧客の創出や既存顧客のロイヤリティ向上などが見込めるようになります。

なお、メール配信のKPIを設定する際は、インサイドセールス業務のKPIも確認しておく必要があります。インサイドセールス導入企業で設定されるKPI項目や設計の方法については「インサイドセールスのKPIに設定される項目と設計方法を解説」を参考にしてみてください。

CVRを上げるためにメール配信と架電を併用する

CVRを上げるためにメール配信と架電を併用しましょう。顧客のニーズに合わせた営業手法を取り入れることで顧客の育成や継続したアプロ―チが可能になるためです。

【メール配信と電話の併用方法】

併用方法	概要
使い分ける	【メール】 ・架電が迷惑になる時間帯はメールで対応する ・数字や図などの情報はメールに記載して正確に伝える
	【電話】 ・緊急性が高い場合は架電して迅速に対応する ・タイムラグのない会話のやり取りで相手との齟齬を減らす ・声色や口調から感情や熱意を伝える
組み合わせる	・架電前にメールで展示会やセミナーの案内などを送り、顧客の興味を引く ・架電後にメールで資料や見積もりなどを送り、信頼度を高める
補う	・メールだけでは相手の反応が分からない場合に電話でフォローアップする ・電話でアポイントを取った後にメールで確認したりお礼を伝えたりする

▼架電後のフォローメール例

このメールでは、セミナー参加者へのフォローコール後、ヒアリングした内容に合わせた記事コンテンツの配信をしています。顧客にとって有益となる情報を届けることで、その後も関係性が続きやすくなります。

このように、メール配信と電話の併用には、状況に応じて使い分けたり、組み合わせたり、補ったりする方法があります。

メールは相手からのリアクションがない限り、顧客がどんな反応を示しているかを知ることができません。場合によってはメールが届いていないことも考えられるため、メールにリアクションがない顧客には電話で状況確認を行うなどサポートが必要です。

また、長期間リアクションのない休眠顧客を電話で掘り起こしたり、架電時にメールでの説明を希望した顧客に概要を送信したりと臨機応変に対応することも重要です。一見見込み度合いが低そうな顧客でも将来的に高確度な見込み顧客に育てられる可能性があるため、アプローチの一つ一つを丁寧に行いましょう。

営業活動を最適化するためにMAツールの運用方法を見直す

インサイドセールスの成果を上げるためには、必要に応じてMAツールの運用方法を見直しましょう。MAツールが自社の業務に合っていなかったり、スタッフがツールの機能を使いこなせていなかったりすると営業活動が最適化されない恐れがあるためです。

【MAツールを見直す手順】

1：KPIに合わせてMAツールの運用目的を再設定する 2：MAツールの機能や性能を評価する 3：ROI（投資利益率）を評価する 4：必要に応じて他のMAツールと比較検討する

MAツールは、営業業務を効率化するマーケティングオートメーションツールです。顧客の属性だけでなくメールの開封やクリックといったWebの行動履歴を取得し、顧客の興味や関心を把握することができます。他にもステップメール機能や予約配信機能、配信エラーの解析・自動停止機能などが備わっています。

施策によっては現行で使用しているMAツールよりも適したツールが存在する可能性があります。また、メールの送信機能に特化したメール配信ツールと併用する場合、機能が重複していたりすると余計なコストがかかる恐れがあります。ツールの機能や組み合わせを考慮しながら必要に応じてツールの見直しを行いましょう。

インサイドセールスにおけるMAの重要性や活用のメリットについて知りたい方は「インサイドセールスでMAが活用される理由とは？関係性や活用方法」をご覧ください。

メールのテンプレート参考例

事前にテンプレートを作成しておくと迅速にメールを送信できます。資料請求などのアクションを起こして自社に興味を示した見込み顧客の購買意欲が高まっているうちに効果的な施策を打ちましょう。

【メールのテンプレート参考例：資料請求後のメール】

件名： （資料名）請求のお礼   本文： ○○株式会社 ○○様   お世話になっております。株式会社○○の○○と申します。 先日は、弊社製品「（製品名）」の資料をご請求いただき誠にありがとうございました。   是非弊社サービスの効果、導入企業様の事例などご紹介、 貴社の課題解決に関するお打ち合わせの機会を頂けないでしょうか。   ○○や○○、○○についても情報提供させていただくことができます。   お時間は30分ほどで、オンラインでのお打ち合わせを予定しております。 つきましては、○○様のご都合のよい日程をメールの返信にてご教示いただけますと幸いです。   ※返信テンプレ―トを挿入 ——————– ■候補日時 ・○月○日（○）○○:○○～○○:○○ ——————–   ご多用の折恐れ入りますが、ご回答の程よろしくお願い申し上げます。 —– 署名

見込み顧客から資料請求を受けた後は、お礼のメールを送信しましょう。メールの文面では請求された資料の概要に触れながら見込み顧客の課題解消に繋がる提案を行います。加えて商談の日程調整依頼を入れておくとアポイントの獲得に繋がる可能性が高まります。

商談の日程調整を行う際は日程調整ツールなどを活用しましょう。見込み顧客の返信に掛かる手間を省くことで回答率を上げるためです。また、商談の内容や所要時間の目安も記載しておくと相手が都合を読みやすくなり、調整してもらえる可能性が高まります。

【メールのテンプレート参考例：情報提供メール】

件名： インサイドセールスの成果に繋がった取り組みをご紹介   本文： ○○株式会社 ○○様   お世話になっております。株式会社○○の○○と申します。 以前ダウンロードいただいた資料に関する情報について○○様に ご案内させていただきたいことがありご連絡させていただきました。   弊社は、ダウンロードしていただいた○○に関するセミナーも実施しており、 その際に参加者様からいただいたご質問への回答集を作成致しました。   今回は、ご質問の多かった内容から3つピックアップして紹介させていただきます。   ※資料やセミナーに基づく情報を提供する   弊社は今後も、○○に関する情報を配信して参ります。 ○○様のご興味あるテーマをお届けするために、1分ほどで回答していただける アンケートにご協力お願いします。   現在の課題や悩み、調査している内容などをお聞かせください。 ご回答頂いた内容をもとに、情報を提供させていただきます。 ※アンケートリンク挿入   ご多用の折恐れ入りますが、ご回答の程よろしくお願い申し上げます。 —– 署名

見込み顧客に情報提供メールを送信する際は、見込み顧客が過去に起こした行動に基づく情報を取り入れましょう。資料請求やセミナー参加など思い当たる行動と関連付けることで見込み顧客が自分事として捉えやすくなり、開封率やCVRの向上が見込めるためです。

さらに、アンケートや商材の紹介動画、セミナー案内などの導線を設置しておくと商談獲得に繋がりやすくなります。

まとめ

インサイドセールスの成果を上げる施策としてメール配信が活用されています。メール配信の成果は期待する効果に合わせた事前準備で高めることができます。配信目的、配信方法、有用性を明確化して開封率や返信率の向上を図り、必要に応じてMAツールやメール配信ツールを活用しましょう。

顧客に読まれる営業メールを配信するためには、ポイントに従ってメールの作成や配信を行います。書き方を工夫してメールの印象を高め、顧客が求めるコンテンツを添付し、良好なタイミングでメール配信を行うと開封率の向上が期待できるようになります。

メール配信以外にやるべき施策としては、KPIの設定、メール配信と架電の併用、MAツールの見直しなどがあります。さらに、配信メールのテンプレートを事前に作成しておくと迅速なメール対応に繋がるため、ターゲットや目的に応じて準備しておきましょう。