初めてインサイドセールスをBPOされる方への手引き

インサイドセールス業務のアウトソーシングを導入するにあたり、担当者として「どの支援会社に声をかければいいのか分からない」「どのように比較すれば、自社に合うパートナーを見極められるだろうか」「社内で稟議を通すための材料が足りない」などの不安を抱えることが多いでしょう。

そのような悩みを解消するために、業者選定から稟議資料の準備まで、”インサイドセールスのアウトソーシングを失敗せずに導入する”ための具体的なステップとポイントをまとめました。RFPのひな形や比較表など、現場で使える実践ツールも紹介しています。

選定をこれから始める方にも、すでに進めている方にも役立つ内容です。検討を進める際の道しるべとして、また判断に迷った際の確認ツールとして、ご活用ください。

RFPを「専門家のひな形」を活用して作りこむ

RFP（Request for Proposal：提案依頼書）の目的は、自社に最適なパートナーを選定し、アウトソーシングの成功確率を上げることです。RFPをもとにした最初の対話で、支援会社側の理解力や設計力の差が見えることもあります。

特に以下の情報を明記しておくと、支援会社の提案の前提が揃い、内容のばらつきが小さくなります。その結果、提案の質や自社との適合性を判断しやすくなります。

• なぜ今アウトソーシングするのか（背景と課題）
• どんな状態になっていたいのか（期待している成果やKPI）
• 社内にある制約や前提条件（予算、期間、既存体制など）
• 「これは譲れない」「ここは柔軟に考えられる」といった優先順位

アウトソーシングが初めての場合「何を、どの程度詳細に記載すべきか」で迷われるケースが少なくありません。そこで当社では、インサイドセールス支援会社3社と協働し、インサイドセールス支援の知見を集約したRFPひな形をご用意しました。

この「インサイドセールスBPO提案依頼書（RFP）テンプレート」には、アウトソーシングを検討している企業が、自社のニーズに合致した提案を受けるために必要な項目を網羅しています。テンプレートに沿って整理するだけで、各社の力量を見極められるRFPが完成します。

すべての項目を完璧に記入できなくても問題ありません。未記入の項目に対する各社の対応からも、その会社の方針や姿勢を評価できます。私たち自身も、お客様の課題感や背景をくみ取りながら、仮説を立てて整理するところに力を入れています。

RFPの作成と課題整理をより詳しく進めたい方は、こちらの資料もご参照ください。

声をかける支援会社を決める

インサイドセールス支援会社にも、対応範囲や得意分野には大きな違いがあります。例えば、マーケティング戦略の設計を強みとする会社もあれば、現場の実行支援に実績のある会社もあります。

あらかじめ「自社の目的に合った支援をしてもらえるか」という視点で候補を絞り込んでおくことが、選定のスピードと精度を上げるポイントになります。

また、アウトソーシングは必ずしも1社にまとめて委託する必要はありません。実際にアウトソーシングに慣れている企業では、業務ごとに複数の支援会社を使い分けていることもあります。最初から「一社にすべてを任せる」前提で探すのではなく、必要に応じて部分委託も含めて検討すると選択肢が広がります。実際には、立ち上げだけに入ってもらう、初期設計だけお願いするなど、状況に応じた関わり方をとるケースもあります。

候補の会社を探す際には、次のような方法が有効です。

• 社内で営業・営業支援まわりに詳しい人に相談する
• 過去に付き合いのあった支援会社に話を聞く
• Google検索情報を集める（※）

候補がある程度出そろったら、各社のWebサイトで事例や支援実績を見てみると、支援会社の得意分野や特徴が見えてきます。例えば、自社と同じ業種・規模・課題への支援実績があるか、戦略から実行までを一気通貫で支援できる体制があるか、導入実績に偏りがなく幅広い業種やフェーズへ対応しているか、といった点をチェックすると良いでしょう。

※比較記事やランキングサイトなどの情報は便利ですが、あくまで一般的な評価であり、自社の具体的な課題や業界特性に合わない場合もあります。参考程度に留めて、一次情報を中心に判断することをおすすめします。

最終的には、5社程度に声をかけて提案を受けると、各社のスタンスや特徴を比較しやすくなります。

支援会社選びをより詳しく進めたい方は、こちらの記事もご参考ください。

商談前に比較用の「星取表」を用意する

複数の支援会社から提案を受けると、「どの会社も似た内容で差がない」と感じることが多々あります。比較の基準が曖昧なままになっていたり、評価ポイントや優先順位が整理されていないと、提案の違いが見えづらくなるからです。

こうした事態を防ぐために、商談の前に自社が何を重視するかを整理した”星取表”（各社の優劣を分析した表）を作成する企業様も多くいらっしゃいます。各社の評価基準を言語化・可視化しておくと、各社の提案を一貫した基準で判断できるようになります。その結果、商談時に自社の要望を説明しやすく、的確な質問もしやすくなります。

また、星取表を作成しておくことで、選定に関わる他のメンバーや上司に対しても、比較の観点や選定理由を説明しやすくなります。稟議の資料や、社内の合意形成にも活用できるでしょう。

星取表の作成には、当社が作成した「支援会社比較用 星取表雛形」をぜひご活用ください。インサイドセールスBPOの支援会社の視点から、業務設計・連携体制・レポート体制など、提案時に差が出やすい項目を網羅しています。このテンプレートを活用すれば、比較項目のすべてを一から考える手間を省けます。

さらに比較の際には、すべての項目を同列に扱うのではなく、「この3項目は特に重視する」といった優先順位を決めておくと、選定がさらにスピーディになります。

商談で相手が信用に足るか見極める

星取表があれば、聞くべきことを整理した状態で商談に臨めます。商談では「提案が優れているか」だけでなく、「この会社に任せられるか」を見極めましょう。

最も重要なのは、自社の条件や期待に対してどのように向き合おうとしているかという支援会社の姿勢です。表面的な要望に「イエス」と応えるだけでなく、例えば『月20件のアポイントを獲得したい』という要望に対し、『なぜ20件必要なのか』『事業目標は』『現在の活動状況は』といった根本を一緒に探ろうとしているか、無理がある部分に対して調整や代替案を示してくれるか、他の手段との組み合わせや関連する組織課題への言及があるかなどに、着目してください。

次に重視したいのは、支援会社側が自社の状況を正しく理解しているか、そして自社の顧客に対して造詣が深いかという2点です。質問への回答が的確か、提案に自社の背景や制約が反映されているか、「御社の場合は〜」といった具体的なアドバイスがあるかを確認しましょう。また、自社の得意・不得意領域を率直に話してくれるか、デメリットや懸念点も伝えてくれるかといった誠実さも重要なポイントです。

こうした観点で相手を見ることで、自社の視点でともに課題解決に取り組んでくれる相手かどうかを見極められます。

提案内容を精査し比較する

商談前に作成した星取表を使って、各社の提案内容を客観的に比較する段階です。アウトソーシングで成果を出している企業に共通しているのは、提案書の印象や価格の高低ではなく、「自社の抱えている課題に最も適した会社がどこか」で選んでいる点です。

まず、提案内容が汎用的なサービス説明ではなく、自社が実現したい事業計画に対しての整合性がとれているかを確認してください。その上で、以下のポイントがおさえられていることが重要です。

比較ポイント	内容
支援範囲の具体性	「戦略立案から実行まで」といった抽象的な表現ではなく、具体的にどのような業務範囲まで対応が可能か。反対に対応できない範囲はどこなのかが明記されているか。
オペレーションの柔軟性	業務量の変動や急な要請に対してどう対応するのか、その仕組みが説明されているか。
体制/レポート/連携方法の具体性	報告の頻度や内容、形式まで明示されているか。
改善提案の方針・頻度・手段	どのような観点で、どの頻度で、どのような手段で改善提案を行うのかが明確に記載されているか。

また、見積もりは構造を確認します。なぜこの費用になるのか、価格が変動する条件が何か、といった観点から「見積もりに筋が通っているか」で判断をされる企業様が多いです。

また、提案書が稟議資料としてそのまま活用できるかも重要なポイントです。稟議を通すには「どうやって成果を出そうとしているか」が明確かつ合理性があることが重要です。自社の制約をふまえた上でどのように成果を出そうとしているか、プロジェクトをどう進めようとしているかが見える内容になっているかを見てください。リスクや懸念点もあわせて提示されていれば、より信頼できる提案と言えます。

星取表には判断の理由を必ず記録しておきましょう。「業務プロセスが明記されていた」「KPIに対する進め方が具体的だった」といった一言が、後の意思決定や社内説明において重要な根拠となります。

支援会社の選定基準をより詳しく検討したい方は、こちらの記事もご参考ください。

役割分担と業務範囲を明確にする

次に確認すべきは「誰が・いつ・何をやるのか」です。役割分担を明確にすることで、導入後のトラブルや初動の遅れを防げます。

以下のような具体的なプロセスを設計してくれる支援会社なら、安心して任せることができるでしょう。

• 役割とタスクの洗い出し
  • 「連携して進める」といった曖昧な表現ではなく、自社と支援会社の対応領域を明確に分け、どちらが主導するかを具体的に定義してもらいます。
• 初期体制と連携ルールの設計
  • 期待する初動スピードが出せる体制になっているか、担当者同士の認識ずれを防ぐコミュニケーションルールが整備されているかを確認します
• リードタイムの明確化
  • 体制の構築や業務フローの作成に必要なリードタイムについて、現実的なスケジュールが提示されているかを評価します。
• 判断権限の仮ルール設定
  • どちらが判断すべきか曖昧な領域について、仮ルールでも良いので事前に整理してもらい、プロジェクト進行中の揉め事を防げる体制になっているかを確認します。
• 自社リソースの明示
  • 担当者の工数、関連部署の協力体制、システムやツールの準備など、具体的な要求事項を把握して現場が実際に回るかを判断します。

業務ステップ	自社（発注側）	支援会社（BPO）
全体戦略・KPIの設計	決定・承認	立案
ターゲットリストの準備	情報提供・承認	構築・運用管理
インサイドセールス活動実施 ・管理	進捗管理	実行・品質保持
商談実施	実行・評価	橋渡し
実績報告・改善提案	投資判断・採択	改善提案

これらの詳細を事前に詰めておくことで、導入フェーズでの混乱を避け、期待した成果を確実に実現できる体制を構築することができます。

スムーズに稟議を進めるための説明資料をつくる

事前に上司や役員の疑問を払拭しておくと、稟議をスムーズに進められます。支援会社の提案書をそのまま提出しても伝わらないことが多いため、説明資料を用意し、関係者の合意を形成しておきましょう。

まず、稟議を確認する相手がどのような点を重視するタイプかを見極めておくと、準備すべき資料の内容が明確になります。費用感なのか、成果見込みなのか、それとも社内リソースの使い方なのか。想定される論点をひとつずつ言語化しておきましょう。

社内説明の際には、支援会社に一部協力を依頼することもできます。例えば、社内説明向けに要点を整理した提案資料を作ってもらう、決裁者向けの補足資料を用意してもらう、説明会に同席してもらうといった対応は、経験豊富な支援会社なら柔軟に応じてもらえるでしょう。

想定質問例
・この金額は相場と比較して適正か？ ・具体的にいつまでに、どれだけの商談数や売上が見込めるのか？ ・もし成果が出なかった場合、どのような対策（プランB）があるのか？ ・なぜ「今」このプロジェクトを開始する必要があるのか？ ・なぜ自社リソースではなく、あえて外部（BPO）を使う必要があるのか？ ・なぜこの会社が自社の課題に最適だと言えるのか？

社内向けに説明を行う際の主なポイントは以下です。

• 核心を3枚以内で伝える構成
  • 「なぜ必要か」「いくらかかるか」「どのような効果があるか」を簡潔にまとめ、読み手が短時間で全体像を把握できるようにします。
• よくある社内反論への対策
  • 「内製でいいんじゃない？」「高くない？」「本当に成果出るの？」といった典型的な反論を想定し、それぞれに対する論理的な回答を準備します。
• 優先度に関する説明
  • 実施には賛成だが「今じゃなくない？」という経営者視点での疑問に対して、なぜ今取り組むべきなのかの根拠を明確に示します。
• リスクとその対策
  • 期待される効果だけでなく、想定されるリスクとその対処法も併記し、バランスのとれた提案にします。
• アウトソーシングによるお客様へのメリットを明記
  • 自社の営業活動を「誰のどんな問題をどのように解決するのか」という点で整理し、そこに対するアウトソーシングの価値を言語化します。

成功しているプロジェクトに共通するポイント

私たちはこれまで多くのお客様を支援してきましたが、失敗を経験したプロジェクトもありました。

それを踏まえ、アウトソーシングにおいてよく見られる失敗例をご紹介します。

• 支援会社に任せきりになってしまう
  • 支援会社にすべてを委ね、自社の関与が薄くなることで期待した成果が得られない
• 部分最適に陥る
  • 特定の業務や部署の効率化にとどまってしまい、組織全体への波及効果が限定的になってしまう
• 共通認識のずれが生じる
  • 自社と支援会社の間で目的や期待値の認識が合わないまま進行し、「こんなはずではなかった」という状況に陥る

一方で、成功しているプロジェクトには明確な共通点があります。それは支援会社とのコミュニケーションを「相談」から始めていることです。要件が完全に固まってから声をかけるのではなく、早めに支援会社に相談し、一緒に状況を整理していくケースはうまくいく傾向があります。

曖昧な状態であっても、そのまま支援会社に共有することで、プロフェッショナルな視点からのフィードバックが得られ、同時にその会社の力量も測ることができます。「考えをまとめるために相談する」という入り方をすると、自社だけでは気づかない課題や機会を発見でき、より良いソリューションを一緒に設計することにもつながります。

課題	失敗例の共通点	活用方法
関与	支援会社に任せきりになってしまう	「相談」から始まり、プロの視点を借りながら、自社の情報を積極的に共有しともに作り上げる。
範囲	特定の業務や部署の効率化にとどまってしまう	関連部署への働きかけを自ら行い、営業活動全体をバックアップする基盤としてBPOを位置づける。
目線	目的や期待値の認識が合わないまま進行する初期仮説に対する反証・比較データ	無理な要望には代替案を議論できる、誠実で透明性の高い関係を築く。

当社の成功事例のひとつに、大塚倉庫株式会社（大塚グループ）様へのご支援があります。このプロジェクトを成功に導いた要因のひとつは「お客様と支援会社との密なコミュニケーション」にありました。

大塚倉庫株式会社は「物流業界および事業・商材についてのプロフェッショナルである」というスタンスのもとに、より良いプロジェクトにするための協力体制を作っていただきました。具体的には、以下のようなコミュニケーションを実行していただき、スピーディな成果につながりました。

• 市場動向や商材特性についての積極的な情報共有
• 業界固有の事情にもとづいた具体的な方向性の提示
• 改善方針とセットでアイデア提供
• 関連部署へ働きかけを率先して実行
• 支援会社への明確な要望伝達

より詳しい内容は、導入事例「営業全体をバックアップするパートナーとして、新規顧客獲得の基盤を確立」をご覧ください。

また、インサイドセールスのアウトソーシングをご検討の方は、以下の資料も合わせてご覧ください。